لا تكتمل متعة الرحلات السياحية دون العثور على فندق أنيق ذي مرافق جيدة وبأسعار تلائم الميزانية التي حددنها للسفر، وإذا نجحت في العثور على فندق يلائم تلك المتطلبات، فعليك قبل أن تهم بحجزه أن تطلّع على شروط وسياسة الحجز والإقامة به، وفيما يلي سنقدم لك أبرز شروط حجز فندق والأوراق المطلوبة لذلك.
شروط حجز فندق للعطلة
في حين يعتقد البعض أن عملية حجز الفنادق أثناء التخطيط للعطلات السياحية هي عملية لا تتطلب استيفاء أي شروط.
كذلك بأنها أسهل خطوات التخطيط للعطلة بأكملها؛ وفي حين أن هذا الاعتقاد صحيح من جانب إلا أنه خاطئ من جانب آخر.
فلن يكفي أن تقوم بالعثور على محل إقامة يلائم ميزانيتك لتقوم بالحجز داخله، بل عليك أن تطلّع أيضًا على سياسته وشروطه.
فالعديد من الفنادق العالمية من مختلف التصنيفات تضع مجموعة من الشروط واجبة الاستيفاء من قبل النزيل.
وفيما يلي سنقدم لك تلك الشروط، كذلك الأوراق المطلوبة لحجز غرفة داخل فندق، بالإضافة إلى مجموعة من التعليمات الهامة.
أهم شروط حجز فندق
حتى تتمكن من التخطيط لعطلتك بنجاح عليك أن تطلّع على أهم متطلبات حجز الفنادق، والتي تأتي على النحو التالي:
- أولًا يجب أن تقوم بحجز غرفتك قبل وصولك إلى الفندق أي بشكلٍ مسبق. إما بواسطة الاتصال الهاتفي أو عن طريق أحد مواقع الحجز الإلكترونية.
- وإذا قمت بحجز الفندق عبر الاتصال الهاتفي على رقم الهاتف، فعليك إرسال كافة المعلومات التي تخصك كنزيل.
- وتتمثل تلك المعلومات في الاسم، ورقم الهاتف الجوال، وموعد الحجز، وعدد النزلاء، بالإضافة إلى تاريخ المغادرة.
- كما عليك أيضًا أن تحدد مختلف التفاصيل التي تخص الغرفة على سبيل المثال إذا كنت تفضلها بإطلالها معينة.
- أو إذا كنت ترغب في غرفة عادية أو في جناح، أو كنت تريد غرفة بعيدة عن الأماكن الصاخبة وتتسم بالهدوء.
- عليك توضيح كافة الأمور السابقة لإدارة الفندق حتى تحصل على الغرفة التي تناسبك وتلائم رحلتك دون أي مشاكل.
- أما إذا كنت ستحجز غرفتك عبر أحد مواقع الحجز الإلكترونية؛ فستتمكن من اختيار كافة التفاصيل والمرافق بنفسك.
الأوراق المطلوبة لحجز غرفة في فندق
تختلف الأوراق المطلوبة لحجز الغرف في الفنادق بحسب طبيعة النزلاء، ولكن بشكلٍ عام تأتي المستندات والأوراق المطلوبة في مختلف الحالات على النحو التالي:
- أولًا يجب توفير بطاقة الرقم القومي السارية، وذلك لكل شخص من البالغين من النزلاء.
- وفي حالة إذا كان النزلاء الذين يرغبون في حجز الغرفة هم زوجين؛ فيجب إرفاق عقد الزواج.
- وفي حالة عدم إرفاق عقد الزواج، فيجب أن تكون بطاقة الهوية الخاصة بالزوجة مدون بها اسم زوجها.
- وإذا كانت رحلة عائلية وبها أطفال صغار، فيجب توفير شهادات ميلاد الأطفال للاحتياط؛ فقد يقوم الفندق بطلبها.
- أما في حالة حجز غرف الفنادق لأشخاص غير حاملين للجنسيات التابعة لبلد الفندق نفسه، فيجب توفير الأوراق التي تخص إقامتهم.
سياسة إلغاء حجز الفنادق
إذا قمت بالفعل بحجز غرفة فندق لعطلتك، ولكنك أردت أن تلغي هذا الحجز لأي سبب كان، وتتسائل هل ستسرد أموالك أم لا.
فعليك معرفة أن الأمر يتوقف على موعد إلغائك؛ حيث تأتي سياسة إلغاء حجز الفنادق على النحو التالي:
- إذا قمت بإلغاء الحجز بعد القيام به في فترة لا تتجاوز 21 يومًا من موعد السفر، فيحق لك استرداد المبلغ كاملًا دون أن يتم خصم أي رسوم منه.
- أما إذا قمت بإلغائه قبل موعد السفر بفترة تقل عن 21 يومًا وتتجاوز ستة أيام، فيحق للفندق خصم قيمة ليلة من إجمال الليالي المحجوزة.
- بينما إذا قمت بإلغاء الحجز قبل موعد السفر بفترة تقل عن ستة أيام، فيحق للفندق خصم المبلغ كاملًا دون أن تسترد شيئًا.
- ولكن يجب التنويه أن الأمر قد يختلف بحسب سياسة الفندق نفسه وطريقة حجزه والضوابط التي يضعها في هذا البند.
قواعد هامة عند مغادرة الفندق
بعد أن تنعم بإقامة مريحة أثناء فترة عطلتك، فيوجد بعض القواعد الهامة التي تخص مغادرة الفندق.
حيث يسهل إتباعك لهذه القواعد عمل عمال النظافة والمسؤولين، وتأتي تلك القواعد على النحو التالي:
- لا تطوي المناشف التي قمت باستخدامها وتضعها على الرف؛ فإذا قمت بطيها وفعل ذلك قد لا يدرك عاملو النظافة أنه قد تم استخدامها بالفعل.
- ضع الريموت بجانب التلفزيون كذلك ننصحك أن تضع الأدوات في مكانها الصحيح؛ ليتمكن المسؤلون من العثور عليها بسهولة.
- لا ترتب سريرك ظنًا منك أنك تسهل عمل مسؤولي النظافة بتلك الخطوة؛ فالفنادق تمتلك طريقة ترتيب معينة.
- أجمع قمامتك، فصحيح أن ترتيب السرير لن ينفع بشيء، إلا أن جمع القمامة سيسهل على عمال النظافة الكثير.
- لا تستخدم الأشياء التي لا تحتاجها؛ ففي الكثير من الأحيان قد تجد أغراضًا لا تحتاج لاستخدامها، كسريرٍ إضافي مثلًا، وفر العناء على المسؤولي ولا تستخدم ما لست بحاجة له.
- افتح الشباك حين تقوم بمغادرة الغرفة، وننصحك أن تقوم بفتح الشباك؛ ليتخلل الغرفة الهواء النظيف النقي.